■【職場溝通:問對問題,讓你在視訊會議贏得老闆與客戶的心!三個溝通小技巧別忽略】

今天竹北終於下了一點雨,望下窗外希望這雨能下的準一點,能夠解了水庫的乾渴,不過更希望的還是疫情能快快停歇。

滑了滑臉書,不少朋友都在彼此鼓勵要繼續在家待好待滿,就當作是廢宅救台灣,幫醫護人員的忙。

隨著每天確診人數仍然超過三位數,疫情看樣子還會再持續一陣子,也有不少朋友分享嘗試著視訊會議和線上課程,當在家工作成為新常態,「視訊會議」和「線上教學」的需求也變多,如何能在視訊會議上顯得專業不落拍,也成為不少人的新挑戰。

就有聽到朋友分享,開視訊會議時,發現原本在辦公室很專業的同事,怎麼會議上姿態看起來過於隨興,而且背景看出來家裡很凌亂,甚至明明在講很專業的事情,結果狗狗突然跑出來,讓客戶有點尷尬。

這不禁讓我想到幾年前一位釜山大學的教授在接受英國媒體連線採訪時,他的兩個小孩突然闖進房來,結果直接入鏡,爆笑影片全球瘋傳。(是也很溫馨,不過教授應該很尷尬吧!)

確實,視訊會議跟實體會議相比,由於大家都在各自家中,可能會有許多突發狀況,不過危機也是轉機,此時若你能掌握訣竅,也是能很快凸顯專業的新戰場!

我在新書中有提到,問對問題,能讓你脫穎而出,獲得客戶或老闆的注目。也分享了一個朋友的例子,他因為在會議上提出一個好問題,結果被客戶老闆大為稱讚,拿下了大筆訂單。換句話說,在容易造成注意力不集中的視訊會議上,你如果能提出很棒的問題,不僅能讓與會者、老闆、大客戶印象深刻,甚至有機會為你贏得訂單,增加考績!。

而如果你能適時提出一些貼心與細心的問題,幫助會議運作更順暢,也會為自己的人源和形象大加分!因為你的提問,呈現出你的個性與氣質水準。

所以在視訊會議上,你更應該重視提問,和好好運用提問的機會,可以自然而然的幫你的專業形象加分!該怎麼做呢?有一些小撇步分享給大家:

1.運用封閉式提問協助會議

所謂封閉式提問,就是給對方是與否、或是某幾個選項作為回答的提問。當一方發言完,你可以運用這樣的提問方法,幫對方總結:所以你剛剛對於OO事情的看法是1..2..3..嗎?藉由總結除了展現你的專心聆聽,也可以幫與會者再次抓重點,不管是對於你自己或是會議進行順利都有幫助。

或是也可以稍微緩和詢問另外一方是否聽清楚,並且下一位發言前,要引導表示由OOO接續發言,這會展現你的貼心。

2. 避免提出沒方向性的問題

不少人提問時喜歡用「你覺得呢?」作為結尾,但這其實是沒有方向性的泛泛提問,很容易讓與會者不知「該從哪回答才好」。而視訊會議上又更缺少人與人的溫度,也不可能用眼神暗示哪位同事發言,此時如果提問使用你覺得呢結尾,可能會換來一陣沉默和尷尬(這尷尬會比實體會議更久更長)。

3.可以使用倒金字塔敘事模式

剛剛提到,視訊會議與實體會議的最大差別,就是與會者的注意力有限,而且很容易被干擾,因此在視訊會議上,更要避免長篇大論,建議可以使用媒體寫作常用的「倒金字塔敘事模式」,先說結論,再列點解釋結論,會讓你的發言精簡有力,抓住聽眾有限的注意力,呈現你的專業形象。

以上,就是如何能用提問力打造視訊會議專業形象的建議,希望對大家有幫助。如果你想要學更多提問技巧,歡迎可以參考我的新書《提問力,決定你的財富潛力》,會系統化拆解好提問的元素與架構,還有我的實作經驗故事,祝福大家都能在視訊會議上展現專業,為自己的職場人生開創新機會!

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