■【職場提問力:總覺得開會是在浪費生命嗎?三招對抗無效會議】

年末活動多,大大小小會議也不斷,不管是任務分工會議或是腦力激盪明年創意企劃,我最怕的就是會議開得落落長,卻繞來繞去開完之後沒有結論,必須擇日再開!!

遇到這種情況,真的會覺得又累又無力,畢竟年末工作也特別多,要再排出時間重新討論實在夠折磨人啦!到底要怎麼樣避免會議開到最後失焦,或是討論半天沒結論?

其實,好的提問就能對抗無效會議

▍每次要跟客戶或合作夥伴開會前,我都會試著做這三步驟提問:

第一階段:對自己提問

開會最怕是搞不清楚到底會議的目的是什麼,討論半天都沒有講到重心,因此在開會前,我都會習慣問自己:今天這場會議最重要的目的是什麼?希望解決什麼問題?會議中誰會是解決這項問題的關鍵人?我的角色為何?

透過這些提問,讓我在腦海中先建立起會議討論的邏輯思考架構,接下來會議中的討論與任何發言,都可以輕易地放入這個架構中,讓我清楚知道,目前會議進入到什麼樣的階段,是否已經解決原先設定的問題,還差哪些部分需要補強,或者是否已經變成無效會議?

第二階段:針對主題提問

透過上一階段對自己的提問,已經可以掌握會議主題的架構後,接下來我就會開始針對主題進行提問,也就是針對會議中需要解決的問題,開始詢問:為什麼會造成這個問題?這個問題的影響因子有哪些?全部的影響因素中哪一項最為重要?有哪些解決方法?實際執行解決方法會運用到哪些資源,可行性?各項不同執行方法有哪些優點和缺點?

一一抽絲剝繭後,就能與會議夥伴清楚分辨哪一個解決方法能直搗問題核心,並且實際可行。

第三階段:針對偏題提問

會議中難免會有小偏題時刻,畢竟腦力激盪也必須要給予適度的開放彈性,才能活絡會議討論熱烈,面對小偏題時刻,其實也不用太緊張,因為有時候意外的離題,也有可能激盪出不同創意火花,這時可以使用提問來將偏題的創意與主題對焦,例如:這個想法很特別也很有趣,我們如何把這個想法與今天會議主題(需要解決的問題)串聯呢?

或是,如果這個想法真的很不OK,也可以用提問像是:可以說明一下這個想法如何解決我們剛剛提到的問題嗎?或是直接問大家,我們再確認一下,今天會議主要解決的問題和任務是? 就可以幫助與會的夥伴一起拉回會議主軸,又不會失禮囉!

以上我的小技巧提供給大家參考,祝福各位年末開會都能一擊中的!讓我們一起 用提問力創造美好人生 。:)

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